Soporte Administrativo en Recepcion
Descripción del Empleo
En este puesto brandarás apoyo administrativo general, asegurando que las instalaciones estén en buen estado (limpieza, mantenimiento, reparaciones) y que no falten suministros de oficina. También atenderás la recepción, recibirás visitas y ayudarás con algunas llamadas. De forma eventual ayudarás a Recursos Humanos con tareas como cotizaciones, organización de actividades y seguimiento de pagos.
Además, participará en los comités locales de seguridad, ayudando a mantener un entorno de trabajo seguro y ordenado.
Responsabilidades del Puesto
-Atención y soporte en oficina: Recibir y registrar visitas, atender llamadas telefónicas, distribuir la correspondencia y coordinar servicios de mensajería, apoyar con reservas de hotel, transporte para visitantes o colegas.
-Gestión de instalaciones y sostenibilidad: Ser el punto de contacto para mantenimiento, reparaciones, aire acondicionado, servicios básicos y limpieza.
Apoyar proyectos de mejora como la estación de reciclaje y otras iniciativas de sostenibilidad.
-Administración y control de suministros: Supervisar el inventario de oficina (papelería, cafetería, limpieza), asegurando su reposición oportuna. Verificar, registrar y tramitar órdenes de compra y pagos relacionados.
-Manejo de facturación y documentación: Recibir, revisar y registrar facturas de proveedores en el sistema, gestionar eventualmente permisos para vehículos, seguros, etc, manteniéndolos actualizados en SharePoint.
-Apoyo a Recursos Humanos y comités: Colaborar con la organización de actividades, eventos e iniciativas de bienestar y participar activamente en comités de seguridad, contribuyendo a un entorno laboral seguro.
Requisitos del puesto
• Estudios universitarios en curso o terminados relacionados a administración de empresas o carrera equivalente , de no contar con los estudios se tomará en cuenta experiencia laboral de 2 años en un puesto relacionado .
• Se valora 1 año de experiencia laboral relevante en recepción o apoyo administrativo.
• Excelentes habilidades interpersonales, con capacidad para comunicarse y cooperar con empleados, gerentes y colegas en todos los niveles de nuestra organización.
• Conocimientos Intermedio de Paquete de Office
• Dominio básico- intermedio del inglés (oral y escrito).
• Excelentes habilidades de atención al cliente.
• Puntual y responsable.
• Altos estándares éticos
Altamente valorada residencia en la Provincia de Panamá Oeste (Veracruz, Arraijan, Chorrera)
