Asistente Administrativo
Descripción del Empleo
Gestión de documentación: Organizar, archivar, escanear y mantener actualizada la documentación de la empresa, incluyendo contratos, cotizaciones, órdenes de compra, facturas y documentos regulatorios, entre otros.
• Atención al cliente: Brindar atención a clientes y visitantes, respondiendo preguntas, atendiendo llamadas y proporcionando la información necesaria de manera eficiente y profesional.
• Elaboración de cotizaciones y reportes: Apoyar en la elaboración de cotizaciones, reportes comerciales y presentaciones ejecutivas.
• Organización de reuniones: Coordinar reuniones, gestionar invitaciones y preparar agendas detalladas para asegurar que se cumplan los objetivos de cada encuentro.
• Gestión de agenda y viajes: Organizar y coordinar reuniones tanto virtuales como presenciales, y gestionar la logística de viajes nacionales e internacionales (vuelos, alojamiento, transporte).
• Preparación de informes y documentación administrativa: Apoyar en la redacción y preparación de informes, gestionar el correo electrónico corporativo y colaborar en la preparación de documentación necesaria para procesos regulatorios, así como en la gestión de trámites de importación/exportación, en coordinación con los departamentos técnico y comercial.
• Comunicación interna y externa: Mantener una comunicación fluida con colegas, clientes y proveedores, asegurando que toda la información se transmita de manera clara y eficiente, tanto por teléfono como por correo electrónico.
• Coordinación de actividades especiales: Organizar y coordinar actividades especiales como ferias, eventos, capacitaciones o reuniones con aliados estratégicos, asegurando su correcta planificación y ejecución.
• Confidencialidad y ética profesional: Garantizar la confidencialidad y el manejo ético de toda la información relacionada con la empresa y sus directivos.
Responsabilidades del Puesto
Proporcionar apoyo administrativo para asegurar el correcto funcionamiento diario de la empresa, facilitando la comunicación entre departamentos y garantizando la eficiencia de los procesos internos. Esto incluye la gestión documental, la realización de tareas administrativas y la atención oportuna a proveedores, clientes y aliados estratégicos.
Requisitos del puesto
• Experiencia demostrable como asistente administrativo.
• Inglés intermedio (deseable).
• Dominio de MS Office
• Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas.
Valor Agregado (Deseable):
• Conocimiento básico del sector farmacéutico, veterinario o agroindustrial.
• Experiencia previa en empresas de comercio internacional o distribución.
