Xenia Steele

Asistente Administrativo y Contabilidad • Registros de Facturas Cuentas por Cobrar • Registros de Facturas Cuentas por Pagar • Confeccionar Reportes de Cobros de CxC y CxP • Reportes de Gastos • Mantener al día ERP: Compras Asistir Departamento de ventas • Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia tanto entrantes como salientes:  Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.  Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal. • Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos • Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema requerimiento administrativo:  Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.  Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.  Realizar reportes de gastos  Mantener su área de trabajo limpia y ordenada

Establecer los procedimientos a seguir en las acciones de compra de la empresa.  Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las características de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y pago.  Presentar a sus clientes internos las ofertas recibidas, haciendo indicaciones y sugerencias oportunas sobre los proveedores, oportunidades de compra y los distintos aspectos de la gestión realizada.  Emitir los pedidos de compra en el plazo adecuado para que su recepción se ajuste a las necesidades de cada sección.  Participar en las pruebas y control de muestras para asegurar que reúnen las condiciones especificadas.  Controlar los plazos de entrega, estado de los artículos, recepción y condiciones de las facturas y entrega de estas a contabilidad para su registro, pago y contabilización.  Búsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los mismos productos materias primas en mejores condiciones de plazo, calidad y precio que los actuales.  Tener muy asimilado el concepto de cliente interno; -proveedor interno mejorando permanentemente la rentabilidad de su gestión.  Vigilar, o informar a quien corresponda, de la situación de los stocks, avisando y apoyando con diseño de acciones sobre las desviaciones por exceso o defecto que en el almacén se puedan estar produciendo.  Controlar toda la gestión documental que acompaña a cada compra  Soporte a Contratos de Sub-Contratista e Insumos, Especificaciones de Compra de Contratos  Evaluaciones de Proveedores anuales  Proyecciones de compra semestral y anual  Cálculos de costos compras internacionales  Manejo de nacionalización de repuestos, materiales  3 personas a cargo (2 Asistentes – 1 Mensajero)

Asistencia – Gerencia Senior Compras locales e Internacionales, optimizar costos, logística, trafico, confección de determinaciones de costo, confección de informes mensuales, organizada, dispuesta a trabajar en equipo, planeadora, con experiencia en manejo de personal, buen nivel de comunicación y vocación de servicio al cliente, con capacidad de controlar los periodos de estrés por altos volúmenes de trabajo.  Seguimiento, control, supervisión y gestión de pedidos para asegurar los plazos de entrega.  Experiencia en supervisión de descarga de contenedores y recibo de mercancía en bodega Manejo de control de inventario para determinar compras.  Control del consumo de fotocopiadoras, control del Mantenimiento y Reparación de Edificio y Equipo de Oficina, confección de Plan de Compra.  Confección de Presupuesto Anual (Útiles de Oficina, papelería, aseo y limpieza, reparación y mantenimiento de equipo y edificio, fotocopiadora, radios, alquiler de locales, cafetería, programación de pagos a proveedores. 4 personas a cargo (3 Asistentes – 1 Mensajero)