Virginia Gonzalez

EXPERIENCIA LABORAL:

SMITHSONIAN TROPICAL RESEARCH INSTITUTE (STRI), (Instituto de Investigaciones) 07 de septiembre de 2015 al presente.

Administrador de Fondos:

Objetivo del Puesto:

Responsable de la administración de los fondos de los proyectos de investigación, la supervisión de la integridad y exactitud del proceso de información financiera y el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos establecidos por STRI.

Deberes y responsabilidades principales:

●        Administrar, analizar y compilar fondos específicos para ejercicios fiscales actuales y futuros.

○        Evalúa y aprueba el desembolso de los fondos correspondientes a cada proyecto de investigación mediante la comprobación de la disponibilidad de fondos, la revisión de la documentación de apoyo, la entrada de registros en el sistema y de ser necesario proporcionar una justificación adecuada.

○        Da seguimiento a las órdenes de compra y al pago satisfactorio una vez se haya completado la entrega. Revisa, monitorea, mantiene el control y presenta informes sobre las transacciones realizadas con la tarjeta de crédito asignada al Investigador principal.

●        Aprobación de ordenes de viajes (TA)

○        Responsable de verificar disponibilidad de fondos para viajes para personal de STRI.
Reconciliar los gastos de viajes con los montos asignados en los fondos y presupuestos bajo su administración.

○        Realizar las aprobaciones dentro de los tiempos requeridos.

●        Prepara, presenta y sustenta informes financieros relacionados con su campo de trabajo según sea necesario (es decir, el estado de los fondos, devoluciones, pagos realizados, etc.)

●        Verifica la legitimidad e idoneidad de los gastos, mientras que asiste y organiza sesiones de orientación con el Investigador Principal y les asesora sobre requisitos necesarios y apropiados para la administración de fondos.

●        Reconciliar mensualmente, producir y reportar los reportes financieros de fondos al Investigador Principal.

●        Producir informes financieros con un margen de cero errores al evitar que los fondos cierran con pérdidas, obteniendo así el 100% de aprovechamiento de los fondos, (esto incluye los cargos de viajes, tarjetas de crédito y cargos del departamento de tráfico).

●        Satisfacción de sus clientes internos. Asisto a los supervisores, Fund managers, directivos cuando estos requieren algun tipo de asistencia.

●        Proporcionar iniciativas que faciliten el proceso de la administración de fondos.

●        Informa con anticipación a los usuarios de potenciales sobregiros en sus fondos.

●        Preparar el papel de trabajo de apoyo para las auditorías de fondos de fin de año.

●        Realiza otras tareas relacionadas que le sean asignadas.

●        Proactivamente asesora al IP identificando los reportes que esté pendientes de entrega.

●        Proactivamente verifica las fechas de terminación de los contratos y contacta a la Oficina de Proyectos de Subvención para coordinar de ser necesario las extensiones sin costo.

○        Revisar los contratos de las premiaciones para poder hacer las consultas específicas a la Oficina de Proyectos de Subvención.

○        Activamente analiza la elaboración de los presupuestos identificando las necesidades de una manera detallada.

○        Da seguimiento a los pagos programados en los proyectos de Subvención locales y asegura de que los mismos se
reciban cumpliendo los procesos establecidos por la Oficina de Proyectos de Subvención.

●        Responsable de la preparación de los reportes de premiaciones a SENACYT, de los reportes de Endowments y de las encuestas que son solicitadas por esta entidad.

○        Coordinar con los Administradores de fondos la entrega de los reportes de premiaciones a SENACYT.

○        Se encarga de realizar la gestión de cobros de los pagos programados de acuerdo con los contratos de cada premiación.

○        Responsable de preparar las encuestas que son solicitadas por SENACYT y de gestionar la información con otros departamentos siempre bajo el mejor ambiente de cordialidad y amabilidad para garantizar el mejor ambiente de trabajo.

○        Preparar reportes mensuales para conocimiento de la situación de los fondos endowment y donaciones.

○      Coordina reuniones trimestrales con los administradores de fondos para verificar la ejecución del presupuesto de las premiaciones e identificar posibles desfases en estas programaciones de forma que se pueda contactar a SENACYT para ver el manejo de estas.

○        Revisa con los Administradores de fondos que las facturas cumplan con los requisitos establecidos en los contratos de
las premiaciones.

○        De forma proactiva revisa la información que es necesaria para las encuestas y coordina con los otros departamentos para asegurarse de tener la información en el tiempo adecuado para poder entregar las encuestas de forma oportuna.

Contador Junior, Cuentas por pagar:

Objetivo del Puesto:

Involucrado en los procesos de pago de todos los pasivos financieros de la Institución, que incluye, proveedores, estipendios, staff, contratistas y cualquier otro proveedor que proporcione bienes o servicios de la Institución.  Prepara ciclos de pago y las solicitudes de fondos de todas las cuentas bancarias de acuerdo con los procedimientos y normas para el correcto uso de dinero en efectivo.

Deberes y responsabilidades principales:

●        Prepara ciclos de pago de todas las cuentas bancarias locales (ACHs/cheques), confirmación de pago para todos los desembolsos.

●        Preparar los ACHs para el pago (desembolso) de Planilla a Empleados/Acreedores de la Institución, en bancos locales y americanos.

●        Atención/Enlace entre STRI-Panamá y (SI-Washington), en la preparación de solicitud de dinero (Cash Flow)

●        Monitorear diariamente nuestras cuentas bancarias, (rechazos ACH, cheques devueltos, demás cargos)

●        Atención al público y Enlace con proveedores, usuario interno y externo (llamadas emails, etc.)

●        Crear/Actualizar proveedores, locales y extranjeros.

●        Realiza auditorías periódicas para estados de cuenta con los debidos saldos.

●        Desarrolla y mejora los controles internos de cuentas por pagar y Cash Management.

●        Gestiono, Apertura/Activación de Cuentas Bancarias (sección planilla).

●        Apoyo las actividades del departamento de Contabilidad y sirvo como back up, cuando se requiera.

●        Archivar

MOSSACK FONSECA & CO., S.A., 16 de julio de 2007 a 31 de agosto de 2015.

Analista de Pagos:

Objetivo del Puesto:

Dar soporte al Departamento de Contabilidad ó la Gerencia Financiera, en la operación del departamento y garantizar una buena administración de los ingresos y egresos de la empresa, así como brindar información oportuna sobre liquidez y transacciones financieras.

Actividades Realizadas:

●        Hacer la revisión de cuentas bancarias de la compañía.

●        Gestionar transferencias de fondos de cuentas, y pagos por transferencias locales e internacionales.

●        Registrar de manera adecuada y organizada el abono o pago total de las facturas/cotizaciones (efectivo, cheques, transferencias) etc., garantizando la confiabilidad de la información en el sistema mediante la revisión y el registro oportuno y preciso.

●        Elaborar resumen de actividades y reportes que se realizan en el departamento de Pagos, realizar los registros contables de cada uno de los pagos de clientes recibidos en diferentes bancos locales e internacionales, ya sea en USD$ y monedas extranjeras (libras, euros, HKD$, RMB (renmimbi), CHF), (Preparación de balances mensuales), cierres contables.

●        Realizar las conciliaciones bancarias. (más de 5 bancos internacionales/nacionales)

●        Control y registro de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Análisis, preparación de informes para auditoría.)

●        Confeccionar cheques, recopilar las firmas y dar seguimiento a las mismas.

●        Control de documentos relacionados con el departamento, control y custodia de chequeras y documentación/ Archivar

BIENES RAÍCES MATOZ/PROYECTO RES. VILLA DEL CARMEN, S.A., 06-feb-06 a 15-jul-07

Auxiliar de Contabilidad:

Actividades Realizadas:

●        Conciliación Bancaria, Balances, registros de Gastos, Cuentas por Pagar

●        Confección de cheques, Asistencia en Estados de Financieros

●        Control de depósitos y cheques, planilla

●        Actualización de libros de contabilidad, diario mayor

●        Asistencia en ventas residenciales y trámites de escrituras, azafata para ferias hipotecarias.

JUNIOR ACHIEVEMENT DE PANAMÁ, 10-jul-03 a 19-oct-05

Asistente Administrativa-Contable:

Actividades Realizadas:

●        Asistencia completa a la Dirección Ejecutiva de la Empresa, llamadas telefónicas, control de agenda, reuniones, programar viajes al exterior e interior del país.

●        Recepcionista, atención al público, asistencia a otros departamentos.

●        Control de la caja menuda, asistencia contable, (estados Financieros), confección de cheques, confección de facturas, cotizaciones.

●        Cobranzas, Control de archivos, Control de mensajería

●        Asistencia a eventos especiales de le empresa (Junta Directiva, Ferias, Cócteles)

FORMACIÓN ACADÉMICA:

UNIVERSIDAD DEL ISTMO DE PANAMÁ

Facultad de Ciencias Administrativas y Financieras

Licenciatura en Contabilidad, 2018. Contador Público Autorizado (CPA).

UNIVERSIDAD DE PANAMÀ

Facultad de Economía,

Licenciatura en Finanzas y Banca, 2003

HABILIDADES Y CONOCIMIENTOS:

●        SISTEMAS: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point), Internet, máquinas de Oficina, Oracle. ERP.

●        IDIOMAS: inglés

●        CURSOS: Curso Básico de Peachtree Complete Accounting, mayo 2006, R.A. Franco y Asociados.

●        Entrenamiento Básico en Smithsonian:

▪          Introducción a las compras por tarjetas de créditos, de servicios y mercancías y sus políticas.

▪          Preparacion de un Presupuesto de subvención.

▪          Reembolsos electrónicos en ERP.

▪          Introducción a la gestion Financiera del Smithsonian.

▪          Purchase Card Refresher (OCon41)

▪          Procurement Informational Briefing (OCon21)

▪          Developing Statements of Work (OCon25)

▪          Contracting Officer’s Technical Representative (COTR 1) – Purchase Orders (OCon28)

▪          Preparing a Grant Budget

▪          Financial Management (OSP Course)

▪          Todos los cursos de Safety y trabajo ocupacional

●        Participación Taller Online Calculo de Planilla y Prestaciones Laborales. (29 de agosto 2020)

HABILIDADES PERSONALES:

●        Orientada en alcanzar la satisfacción del cliente, cumpliendo con las políticas de la empresa y capaz de trabajar bajo presión.

●        Altamente enfocada en desarrollar y alcanzar metas y sobre pasándolas, teniendo una personalidad amable, detallista, cooperadora, rápida y comunicativa además de organizar mi tiempo y saber distribuir mi trabajo.

●        Confiable y de carácter firme, Proactiva, Habilidad para trabajar bajo presión, Estoy orientada al servicio al cliente, Buen manejo de relaciones interpersonales, Alta capacidad de organización, Habilidad de integración en equipos de trabajo, Facilidad de adaptación ante el cambio y capaz para comunicarme de manera efectiva, tanto verbalmente como por escrito.