Enilsa Vigil Pinto

Prepar las solicitudes de compra de la empresa mediante la orden recibida por el Programa Quick-Base (Módulo de Compra), en coordinación con la gerencia de Maracaibo y Miami en Estado Unidos. Realizaba el Análisis de Compra y se adjudicaba la mejor propuesta, cuando todo el proceso era aprobado, procedía con el envío de la solicitud al proveedor para su ejecución.

FUNCIONES: • Registro de facturas y pagos en el sistema SAP, generando informes financieros como Balance General, Estado de Resultados y Conciliación Bancaria mensual. • Preparación de flujo de caja y análisis de cuentas por cobrar y por pagar. • Elaboración y presentación mensual de informes de planilla (Informe Planilla 03 a la DGI y registro en el SIPE de la Caja de Seguro Social) y pago de cuotas obrero-patronales. • Coordinación de la logística aduanera para la exoneración del impuesto de equipos fotovoltaicos en el Puerto de Balboa, Panamá. • Preparación de pagos a proveedores y planilla mediante transferencias y ACH. • Supervisión de la caja menuda y presentación del flujo de caja mensual. • Preparación y adjudicación de órdenes de compra nacionales e internacionales. • Informe mensual de inventarios y reporte de ingresos por cuotas de más de 3,000 usuarios. • Ejecución del presupuesto y elaboración de informes financieros relacionados con el programa Luz en Casa (fondo Senacyt y AECID) en la Comarca Ngäbe-Buglé. • Participación en reuniones según se requería. • Reporte directo al Gerente Financiero en España y a la Coordinadora de Acciona.

FUNCIONES: • Coordinar el área administrativa, presupuestaria y financiera del INAC – OCA – PNUD. • Coordinar el Plan de Adquisiciones y la gestión de compras y adquisiciones a través de procedimiento PNUD y Ley 22, según directrices y aprobación de la Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto. • Facilitar la gestión de proyectos y programas de ayuda internacional en procedimientos administrativos. • Coordinación de metodología de gestión de proyectos a través del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). • Preparar el presupuesto anual de la Oficina del Casco Antiguo presentado a través del INAC para la Ley de Presupuesto del Gobierno Nacional, bajo la supervisión y aprobación de la Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto. • Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos, proyectos, programas y acciones financieras, en coordinación y aprobación de la Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto, encaminadas a la obtención de resultados positivos para la Oficina del Casco Antiguo. • Efectuar el análisis y la planeación financiera. • Apoyar en la toma de decisiones de inversión y financiamiento, bajo la aprobación de la Dirección Ejecutiva/Coordinación del Proyecto. • Transformar la información financiera a una forma útil para supervisar la condición financiera de la Oficina del Casco Antiguo. • Administrar la política de crédito de la Oficina del Casco Antiguo, por medio de los informes que se les presenten. Responsable de agilizar la cartera de inversión. • Manejar evaluaciones de rendimiento financiero. Negociar presupuestos operativos. • Elaborar propuestas financieras para determinar incrementos o decrementos en el uso de los Recursos de la Oficina del Casco Antiguo. • Verificar el financiamiento para las inversiones de activos aprobados. • • Apoyar en el proceso administrativo para la ejecución del Programa Social de riesgo de la IV Etapa de la Escuela Taller – AECID-OCA – INADEH. Cualquier otra función cónsona con los objetivos del Proyecto.

• Preparar las órdenes de compra conforme a las normas del PNUD y la Ley de Contrataciones Públicas de la República de Panamá. • Realizar análisis de Cuentas por pagar a proveedores. • Elaborar informes presupuestarios, gestionar el flujo de caja y asegurar que el presupuesto se ejecute de acuerdo con lo establecido en el Plan Operativo Anual (POA). • Realizar el análisis de las cuentas por pagar a los proveedores de servicios de la OCA. • Organizar las comunicaciones y gestionar los archivos de la Unidad de Gestión del Proyecto. • Recibir la correspondencia dirigida a la Unidad de Gestión, asegurándose de que contenga la información necesaria para su debido trámite. • Redactar notas y memorandos requeridos por la Unidad de Gestión. • Monitorear la ejecución financiera de los proyectos y alertar sobre cualquier situación que lo amerite. • Tramitar solicitudes de pago de viáticos, contratos, enmiendas y otras solicitudes relacionadas con los proyectos. • Gestionar los aspectos administrativos y financieros en el sistema ATLAS, de acuerdo con el perfil de usuario otorgado por el PNUD. • Asesorar a la Unidad de Gestión en las normas y procedimientos del PNUD para asegurar su cumplimiento y el adecuado desarrollo de los procesos administrativos y financieros. • Registrar las minutas de reuniones de coordinación, reuniones semestrales de seguimiento, reuniones del comité directivo y otras que sean requeridas. • Cumplir con los requisitos del ciclo anual de proyectos. • Facilitar la coordinación con las agencias e instituciones nacionales participantes. • Apoyar en la preparación de informes técnicos, financieros, presupuestario, registros contables, conciliaciones bancarias; semestrales y anuales, según los requisitos de los donantes. • Participar en la toma de decisiones de reuniones anuales para la asignación del presupuesto del PNUD, INAC y OCA.

• Manejar la cartera de Servicios de Consultores. • Preparar las Ordenes de Compras y el análisis de Cotizaciones, para elegir la mejor propuesta. • Llevar el análisis de las cuentas por pagar a proveedores.

• Elaborar y actualizar el Informe de Movimiento Presupuestario e Informe de Ingresos, de acuerdo con el Código de Cuenta. • Consolidar la información necesaria para la elaboración del Plan Anual de Trabajo Municipal. • Gestionar los movimientos presupuestarios en coordinación con la Alcaldesa, del Municipio y la Contraloría General de la República de Panamá. • Administrar la Caja Menuda y el Flujo de Efectivo. • Brindar apoyo al Departamento de Tesorería. • Registrar, confeccionar cheques y elaborar las conciliaciones bancarias mensuales. • Elaborar las planillas y los comprobantes de pago correspondientes. • Presentar las planillas a través del Programa SIPE. • Gestionar los pagos a la CSS (Caja de Seguro Social) correspondientes a la cuota obrero-patronal. • Confeccionar órdenes de compra y realizar análisis de adquisiciones. • Participar en la elaboración del presupuesto municipal. • Elaborar los pliegos de cargos para proyectos. • Participar en licitaciones públicas y realizar los trámites correspondientes en Panamá Compra. • Asistir a la Alcaldesa en las reuniones municipales cuando sea necesario. • Mantener un análisis de los pagos a proveedores y las cuentas por pagar.

• Coordinar de manera general las actividades descritas en el marco de resultados del proyecto, en estrecha colaboración con el equipo asignado. • Participar activamente en las actividades que contribuyan al logro de los resultados de la implementación del proyecto. • Elaborar los términos de referencia para los consultores externos contratados por el proyecto, supervisar y coordinar su trabajo, así como revisar y aprobar sus entregables. • Identificar los riesgos que puedan afectar el logro de los impactos previstos del proyecto y definir y aplicar las estrategias de mitigación correspondientes. • Organizar y apoyar la evaluación del proyecto. • Supervisar y revisar las actividades realizadas por el personal técnico que participa en los diferentes componentes y actividades del proyecto. • Realizar el seguimiento de la ejecución de los productos esperados en cada uno de los componentes del proyecto. • Elaborar la planificación y programación presupuestaria anual, basada en resultados. • Junto con el FIDA y el equipo designado por el Comité Directivo del Proyecto, aprobar los planes de trabajo y el presupuesto asignado. • Participar mensualmente en las reuniones convocadas por el Comité Directivo del proyecto

• Preparación y gestión de la solicitud de recursos financieros a nivel local e internacional, conforme a la Ley Presupuestaria Panameña y los reglamentos del Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA). • Elaboración y presentación de informes de ejecución presupuestaria ante el Ministerio de Economía y Finanzas, el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA) y el Programa de Ayuda Nacional (PAN). • Elaboración de informes de avance y reportes solicitados por el FIDA y el PAN. • Seguimiento de solicitudes de pagos, trámite de pagos y contratos solicitados por el Proyecto. • Preparación de la documentación necesaria para las auditorías del proyecto, conforme a la normativa del FIDA y el PAN, asegurando la disponibilidad de recursos financieros para este ejercicio. • Mantenimiento de relaciones estratégicas con personal técnico de entidades gubernamentales, académicas, del sector privado y con el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola, relevantes para el logro de las metas del proyecto. • Elaboración del anteproyecto de presupuesto anual (POAS). • Responsable de la gestión y procedimientos de apertura de cuentas para convenios con instituciones. • Gestión del flujo financiero. • Revisión de informes financieros de las coejecutoras para la transferencia de fondos a instituciones colaboradoras, tales como MIDA, IMA, ANAM, IDIAP, ATP, MIDES, MEDUCA, INADEH y UNFPA. • Coordinación de los procesos de adquisiciones del proyecto, incluyendo bienes, servicios, firmas consultoras y contratos individuales del personal del proyecto. • Manejo del plan de adquisiciones. • Elaboración de pliegos de cargos para contrataciones de proveedores de servicios, según los requerimientos del proyecto y en cumplimiento de las leyes nacionales e internacionales. • Firma autorizada en 8 cuentas correspondientes a convenios institucionales con entidades como ANAM, MIDA, IMA, IPACOOP, MEDUCA, MIDES, INADEH e IDIAP, entre otras. • Mantenimiento de registros para evaluar el progreso del proyecto en relación con las metas anuales establecidas en los planes de trabajo

• Administrar los recursos del proyecto, incluyendo el aporte externo y local. • Gestionar las solicitudes de fondos tanto del aporte externo como local. • Responsable del cierre mensual de la contabilidad (utilizando el sistema electrónico Win PACCS), en coordinación con la contabilidad central en Alemania. • Elaborar y gestionar los procesos de pagos de planillas y proveedores. • Registrar y organizar el archivo de facturas mensualmente. • Manejar la caja menuda y el flujo de caja (cash flow). • Preparar las conciliaciones bancarias e informes financieros mensuales. • Elaborar contratos para el personal del proyecto y consultores expertos a corto plazo. • Facilitar la logística de las giras de seguimiento en campo del equipo técnico, incluyendo viáticos, alimentación y otros aspectos logísticos, así como la planificación mensual de los vehículos para las giras. • Supervisar administrativamente al personal local, técnico y administrativo. • Participar en la elaboración de los POAs anuales y asistir a las reuniones del equipo técnico. • Preparar la correspondencia y gestionar la revisión del correo electrónico. • Supervisar el buen uso y manejo de los bienes del proyecto, incluyendo equipos, mobiliario y vehículos. • Participar en reuniones de coordinación interinstitucional (ANAM, MEF y GTZ) para agilizar y facilitar los trámites relacionados con el proyecto. • Preparar la documentación para las auditorías anuales de la GTZ. • Organizar la logística del cierre del proyecto PAN-GTZ, incluyendo el envío de la documentación final a Alemania