Cristina Itzel Díaz González

Encargada de llevar la agenda del Administrador General, agendar citas, reuniones, actividades institucionales y participación en eventos varios, gestionar la compra de pasajes aéreos, hospedaje, transporte al exterior y viáticos para misiones comerciales, encargada de manejar el inventario de útiles de oficina y útiles de cafetería del área de Administración, coordinación del equipo de seguridad (escoltas) del Cuerpo Directivo, (horarios, uniformes, viáticos, vehículos, etc.), Participación en reuniones y eventos asignados por el Administrador, transcripción y redacción de notas, informes, memorandos, actas, resoluciones, así como el recibo y despacho de la correspondencia, orden en los archivos, apoyar en todos los procesos administrativos que se requieran en el Despacho del Administrador, conformación de equipos de trabajo para actividades específicas, atención al público vía telefónica y personalmente y organización de eventos.

Dentro del Departamento de Comunicaciones Corporativas y Responsabilidad Social Empresarial, fui encargada de recepción y entrega de documentación, pago a proveedores, confección de órdenes de compra, confección y trámite de reembolsos de pagos al extranjero, trámite de adelantos de pago, solicitud de viáticos, reservas de hoteles, informes de presupuesto, todo los relacionado al trabajo administrativo.

1. organizando el trabajo secretarial del Despacho, transcribiendo y redactando notas, informes, recibe y despacha correspondencia, manteniendo en orden la documentación en los archivos. Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecutaban en el Despacho Superior, de conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos, recordar a la Secretaria Ejecutiva del Despacho, las llamadas, citas, reuniones, juntas y demás compromisos, elaborar las órdenes de pedido de los artículos de consumo necesarios y verificar su recibo. Atender personal y telefónicamente al público en general e informar al superior inmediato de los asuntos tratados. 2. Cotizar y establecer constante comunicación con proveedores para la solicitud de cotizaciones y compras vía telefónica, por e-mail y personal. A la vez se realiza la confección de requisiciones, y órdenes de compra, se verifican los precios de materiales o equipos. Prepara el pliego de cargos para las compras menores, o solicitud de precios llevando un control de lo que se requiere, Elaborar los formularios de análisis de precios y órdenes de compra sobre la base de los procedimientos establecidos, Confeccionar los cuadros respectivos de compras menores o solicitudes de precios que se requieran en la institución. 3. Encargada de la confección de cheques y su registro (libro récord el consecutivos de todas las cuentas oficiales, registro del consecutivo de certificaciones y audito, recorrido interno de los cheques; además de confeccionar los informes de los cheques de la cuenta oficial, registro de depósitos (volantes depositados), archivo de comprobantes de cheques y de las planillas. 4. Realizaba tareas secretariales de la Dirección, transcribiendo y redactando notas, informes, cuadros estadísticos, Recibe y despacha correspondencia, mantiene en orden la documentación en los archivos de la Dirección y brindar al contribuyente toda la información relacionada a la solicitud de permisos para instalación de vallas publicitarias tanto personal como también vía telefónica. 5. Primer punto de contacto, en donde las funciones son de soporte en las actividades secretariales y de atención al público, recibiendo, verificando, clasificando, distribuyendo, archivando, registrando y transcribiendo documentos, a fin de apoyar las actividades técnicas y administrativas. 6. Entrega de documentación asignada en todos los departamentos, llevando un control de entregado y de recibido.

Trabajo de acuerdo a las necesidades que tengan los abogados de la firma, algunas de mis principales responsabilidades incluyen: Atención al cliente y gestión de comunicaciones Organización de archivos y documentación legal Apoyo en la preparación de documentos legales Apoyo en trámites notariales, redacción de notas o documentos que soliciten, seguimiento de procesos en distintas instancias, previa autorización de los abogados. A través de esta experiencia, he desarrollado habilidades clave en la gestión del tiempo, atención al detalle, manejo de documentación confidencial y organización de procesos administrativos. Además, mi puesto, a pesar de ser a requerimiento, me ha permitido aprender sobre el entorno legal, los procesos jurídicos y la importancia de mantener altos estándares de confidencialidad y precisión.