Ana María Castillo Medina

 Canalizar las consultas y dar seguimiento a las respuestas que deba realizar la gerencia que asiste.  Coordinar el envío de documentación (a lo interno y externo).  Apoyar en la elaboración, revisión y edición de informes, presentaciones documentos de registros financieros y contables.  Atender visitas, llamadas telefónicas, de la gerencia que asiste.  Apoyar en todas las actividades y eventos que realice la Fundación.  Recibir/enviar, dar trámite, digitalizar y archivar la documentación, constancia de comunicaciones y otros de su gerencia, en particular aquella asociada a los fondos administrados que se requieran para diferentes aúditos (financieros, procesos, fondos).  Llevar la agenda de la gerencia que apoya.  Identificar las necesidades de materiales de la gerencia y coordinar que se supla.  Encargarse de la caja menuda cuando aplique.  Apoyar en tareas de recepción, cuando aplique.  Tener conocimiento de Normas ISO 9001  Cumplir otras asignaciones asociadas a su cargo. Por tiempo determinado

 Correcto y sano control y registro de gastos en sistema jalpro (Gasolina, compras, pagos, vales, panapass).  Control de ingresos de la empresa en base a las cuentas por cobrar y pagar que se mantengan al día.  Realizar facturas por servicios diarios y generar su respectivo reporte Z al final de día.  Realizar planilla, cargar sus respectivos pagos y entrega de comprobantes a colaboradores.  Conciliación bancaria mensual de las diferentes cuentas de la empresa y caja menuda.  Pago y buena relación con proveedores; pago de impuestos, pago SIPE, ITBMS.  Mantener documentación al día de la empresa para su correcto funcionamiento, paz y salvos DGI, SIPE, renovación de certificado de registro público, renovación de permisos, carnets de manipulador de químicos.  Realizar depósitos bancarios que entren efectivo dirigidos a cuenta corriente.  Realizar bonificaciones del personal mensualmente.  Control de viáticos (compras de vales, entregas y control).  Control de Caja menuda.  Velar por el debido mantenimiento de la flota de autos de la empresa y equipos de trabajo de fumigación y desinfección.  Llevar de manera organizada los pagos de la empresa (pólizas de autos, luz, alquiler, internet y telefonía, contratos de celulares, entre otros)  Completar los reportes de ingresos y egresos requeridos /diariamente/ semanalmente/ mensualmente.  Filtrar currículos, Realizar contratos y llevar a sellar, recibir el personal, capacitar (si lo amerita).  Orden con todos los documentos contables (relación directa con el contador). Por tiempo determinado

 Opera la central telefónica y atiende e informa al público en general.  Asistir a la gerencia y demás departamento si así lo requieren.  Llevar registro del control de visitas.  Asistir en el desarrollo de los programas y actividades de la empresa.  Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, pagos de planilla, caja menuda, compras en general, alquileres, seguros, impuestos, entre otros.  Maneja Banca en línea de la empresa y realiza funciones tales como: Subir transacciones (planilla, pago a proveedores varios (pólizas, luz, servicios de internet), reembolso de caja menuda, municipio, pago de itbms, pago de, mensajería entre otros.) solicita token para autorizar las mismas. Supervisada por la coordinadora administrativa.  Manejo de CRM.  Factura mensualmente por máquina fiscal, elabora las facturas y coordina su entrega por mensajería.  Confección de cheques, elaboración de recibos de pago.  Realizar seguimiento a los pagos de proveedores para su cancelación oportuna.  Realizar gestiones de cobranzas por los servicios que presta la empresa.  Envía estados de cuenta de ser necesario.  Controlar el inventario de útiles de oficina e insumos de cafetería y realiza solicitudes de dotación cuando sea necesario.  Llevar registro y control de los recursos asignados a la caja menuda ($250) y solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.  Asiste en la preparación de planilla, entrega de comprobante de pago, lleva registros de control de personal, elabora contratos, se encarga de las firmas y sellos pertinentes de dicho Doc., se encarga de activar los accesos al Edif., solicita los stickers de autos y estacionamientos (Área de APP)  Filtrar currículos, Realizar ajustes a contratos y llevar a sellar, recibir el personal, capacitar de ser necesario, hacer saber el reglamento interno y procesos de la empresa.  Presenta planilla en sistema SIPE, registra entradas y salidas; Declaración de impuesto ITBMS en DGI. Vela por la realización oportuna de los servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la empresa.  Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.  Brindar apoyo logístico en actividades especiales.  Lleva y mantiene actualizados archivos de la empresa.  Recibir las requisiciones de compras y lleva a cabo los procedimientos establecidos en la gestión de compras (hacer las cotizaciones, esperar aprobación de costo por parte de gerente o Coordinadora, proceder a elaborar orden de compra, seguir la logística de solicitud y entrega de pedido)  Mantener actualizada la información de los clientes y proveedores en el sistema de gestión de relaciones con los clientes y proveedores.  Lleva y mantiene actualizado la vigencia de las pólizas de seguros.  Elaborar reportes a entidades gubernamentales INADEH, SENACYT etc.  Mantener informado al coordinador administrativo sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.  Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.  Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.  Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada (Normas ISO 9001, normativas UAF).  Participa en las auditorias (externa e interna) para renovación de Normas ISO 9001.  Apertura y cierre de la oficina.  Cubrió con éxito el puesto de (Coordinadora Administrativa, jefa inmediata) desde septiembre 2019 hasta enero 2020 (4 meses), a la misma vez realizando funciones propias.

 Llevar a cabo la logística de eventos: reservación para expositores y salón de eventos, confección de certificados, folletos, compra de boletos de avión etc.  Promover talleres vía E-mails masivos, por medio de pautas en el periódico (la prensa), WhatsApp y telemarketing.  Facturar por medio del programa Annual Profesional/ hacer cierre diario de ventas y cierre mensual.  Cobrar por punto de venta en sitio.  Realizar creación de proveedores, cobrar y dar seguimiento a las órdenes de compra.  Manejar caja menuda chica con un presupuesto de $100 mensual para gastos de mensajería, compra de Utils. De Oficina y brindar reporte de gastos mensuales.  Estar Anuente a los pagos de alquiler de oficina y servicios de telefonía.  Depósito de cheques y realizar papeleo de transferencias Internacionales.