Nina Chavez

Realizar inscripción de actos y hechos vitales de panameños en el Exterior: nacimiento, defunción y matrimonio. Atender a las consultas y dudas de los usuarios a través de la línea telefónica principal, y recibir documentación en recepción.

Compras públicas institucionales bajo normativa de Contrataciones Públicas. Verificar y aprobar requisiciones de compra. Confeccionar expedientes de acuerdo al procedimiento de adjudicación y manejo de documentación. Crear órdenes de compras en sistema SAP MM. Participar en la gestión de adjudicación de proveedores desde el inicio hasta la finalización de la misma. Registrar y publicar los expedientes en el Portal de PanamaCompra. Colaborar con el departamento de almacén en digitalizar y publicar en el portal la documentación de recepción a conformidad.

Compras administrativas y generales bajo Contrataciones Públicas (Contratación Menor). - Cumpliendo con lo establecido por la ley de contrataciones públicas. - Revisión y aprobación de requisiciones de compra, asegurando los procedimientos y requisitos legales. - Elaboración de expedientes completos, verificando la documentación necesaria para cada proceso de compra. - Revisión de documentación requerida para asegurar la conformidad con las normativas vigentes. - Carga de expedientes en el Portal PanamáCompra. - Procedimiento de convenios marco y contratación menor, incluyendo la preparación de pliegos de cargo.

Compras regionales de bienes y servicios (Centroamérica) - Responsable de las compras en áreas de: mercadeo, administración, Centro de Distribución, planta de fabricación, oficina, remodelaciones, generales. - Revisión y aprobación de solicitudes de compras, asegurando la adecuación y necesidad de los productos o servicios solicitados. - Análisis de mercado y selección de proveedores, evaluando opciones para garantizar la calidad y competitividad. - Licitación y negociación con proveedores, buscando obtener ahorros en costos (CA, CS, WC) y mejorar las condiciones comerciales para la empresa. - Alimentación de reportes para análisis, colaborando con el supervisor inmediato en la identificación de estrategias de ahorro. - Proceso y creación de órdenes de compra en el sistema ORACLE, asegurando el cumplimiento de procedimientos internos y el correcto soporte.

Gestión administrativa y soporte documental para procesos regulatorios. Manejo documentación confidencial (física y digital, inglés) en el departamento de Asuntos Regulatorios: - Envíos internacionales y relaciones con Courier: recepción, preparación, impresión, escaneo y envío de documentos de carácter internacional a varios países de Centroamérica y Sudamérica. - Optimización y reestructuración de archivos, digitalización y creación de plantillas de oficios para solicitudes regulatorias a través de herramientas como SharePoint y ERP internos.

Compras para proyectos, local e internacional, utilización sistema Oddoo. Búsqueda, seleccion y negociación de proveedores. Seguimiento integral de órdenes de compra (confirmación, logística, entregas). Comunicacion y soporte operativo con proveedores y clientes internos. Gestión operativa del proceso de compras y manejo de documentación comercial. Control de inventarios: entradas, salidas, ubicación. Coordinación logística básica e incoterms segun terminos preestablecidos por comercial.