PAULINA DEL CARMEN SANCHEZ MORALES

Realizar Informes mensuales, minutas de reuniones, agenda de gerencia, seguimiento con proveedores, cuentas por pagar, cuentas por cobrar,confección de ordenes de compra en sistema SAP, facturas de proveedores, manejo de estados de cuenta, recibo de facturas, pagos a proveedores, captación de datos, archivos, manejo de cuentas contables, Registro y control de Planilla, facturación y control de Cajas menudas, Coordinación de Mantenimientos en temas de administración de la oficina.

Asistente de Contabilidad para cuentas por pagar y Cobrar, Recibo de mercancía, Inventario, archivo, confección de cheques, pagos a proveedores, Pagos en Municipio y Caja de Seguro Social, registros contables en sistema Zeus, registro de facturas y seguimiento a proveedores.

Recepción Gerencia y sup en todas las tareas las cuales sea asignada Apoyo a preparar informes cartas paquetes de entrega de gran magnitud Organizar reuniones Tomar notas – Minutas Control de los documentos – cartas entrantes y salientes Control de Archivos Verificar que todo el personal tenga su registro de Tiempo al día Control de los mantenimientos y de los pagos de sus servicios mensualmente Control de Caja Chica Reporte mensual – arqueos de caja Recibir Facturas y tramitarlas Control y Archivo de facturas (físico y en sistema) Control de Inventario de la oficina Realizar Reservas de Hoteles y Viajes aéreos Asistencia de Recursos humanos: Confección de cartas de trabajo ajustes de salario Planillas quincenales y mensuales, control de los expedientes de personal contratación y exclusión de colaboradores Pólizas de seguros Proceso de Contratación de personal proceso de renuncia Despido Control y Riesgos Profesionales y Vacaciones Controlar planilla de salarios

Manejar agenda del supervisor, tomar notas en Reuniones para transcribir minutas, fungir como agente de compras desde la requisición hasta el recibido y pago de la factura, administrar la Caja menuda para los gastos autorizados de la sección, confección de cheques para pagos, confección del informe mensual y cambio de cheques en el banco, clasificar y archivar toda la correspondencia y documentación de la sección aplicando los criterios de clasificación de archivos. Asegurar que el archivo físico y digital se mantenga actualizado y organizado. Elaborar reportes, gráficas en Excel y presentaciones. Procesar órdenes de trabajo en Samir, Irwo, SABD, mantenimiento, realizar el cargo de anotador de tiempo para todo el personal de la sección, recopilar y analizar información, datos y hechos requeridos para preparar informes. Desarrollar, coordinar y administrar otros registros y controles manuales y electrónicos.

Responsable de la recepción, registrar y distribuir la correspondencia de la Gerencia, mantenimiento de los archivos al día y codificados de forma exacta, atención diaria a las Agendas de los Gerentes, atención a las entrevistas personales, hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informados a los jefes de los compromisos y demás asuntos, realizar instrucciones que sean asignadas por el supervisor, cumplir y hacer la política y procedimientos de la División, mantener actualizados los archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas anuales, clasificándolas correspondientemente, participación en reuniones y elaboración de minutas, brindar el apoyo logístico en las actividades especiales, recopilar, clasificar y analizar información.

Para el desempeño de este cargo obtuve los logros y la capacidad analítica, la creatividad, el dinamismo, las relaciones humanas, la honradez, iniciativa, redacción y ortografía, la cortesía, el orden y conocimientos para el manejo de archivos de todo tipo de información de suma confidencialidad, para así realizar las siguientes funciones en la División: Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las políticas, y reglamentos, realizar trabajos mecanográficos y/o digitalizar en el sistema computarizado diversos datos e imprimir los informes generados de estos sistemas, recibir, anotar, clasificar y distribuir la correspondencia que ingresa a la División ,organizar, custodiar y mantener actualizados los archivos administrativos y técnicos que resulten de las operaciones.