Nisla Alvarado

Realización del ciclo archivísticos a toda la documentación generada y recibida en la empresa (recepción, organización, distribución, consulta, digitalización y disposición final de los documentos). Aplicación de protocolos estrictos de confidencialidad. Administrar la documentación física y digital de la empresa. Dar seguimiento y mejora a los procedimientos de control documental. Garantizar que todos los documentos cumplan con los requisitos formales y standares requeridos. Gestionar la clasificación, almacenamiento y recuperación de documentos electrónicos y físicos. Manejar control de la documentación implementada en el archivo. Elaboración de informes de progreso de documentos para directivos. Realización de revisiones periódicas y auditoria de documentos. Organización de documentos bajo un formato establecido. Atendimiento de solicitudes. Apoyo al área de administración

Implementar y manejar el área de archivo del Proyecto Ciudad de la salud, manejando todo el ciclo archivístico recepción, organización, distribución, consulta, digitalización y disposición final de los documentos. Creación de manual de procedimientos, flujos de trabajos, controles internos. Búsqueda e implementación de software para almacenamiento, compartimiento de documentación. Colaboración con los diferentes departamentos para facilitar los procesos relacionados a la documentación. Desarrollar y mantener un sistema para la recuperación rápida y eficiente de documentos ( Finanzas, legal, Ingeniería) Atención de auditorías, solicitudes internas, externas.

Manejo de la Agenda General Recepción y despacho de insumos. Atención al cliente, proveedores, colaboradores. Apoyo al área de Recursos Humanos, Manejo del archivo. Inventario de Depósito. Atención de llamadas, correos electrónicos, correspondencia Organizar y programar citas Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos Coordinación de eventos.

Manejo de todo el ciclo archivístico (Recibir, cotejar, limpiar, clasificar, codificar, ordenar, digitalizar, archivar Mantener la confidencialidad de la información manejada en el Archivo Financiero manteniendo la Seguridad Empresarial. Recibir y clasificar de manera sistemática los documentos recibidos. Realizar la limpieza y el ordenamiento de los documentos. Realizar archivo físico y digital de los documentos recibidos según los estándares y cronología definidos. Verificar de manera integral los documentos físicos y digitales resguardados en el periodo anterior. Confeccionar reportes mensuales. Dar seguimiento a la documentación pendiente. Atención rápida y oportuna las solicitudes de la información física y/o digital. Atendimiento en la localización de la documentación requerida en los procesos de Auditorías internas y externas, fiscalizaciones, Monitoreo y revisiones del sistema de Conformidad. Apego a normas y procesos. Cumplir con los indicadores definidos para el área. Brindar apoyo en cualquier función que sea requerida por la organización. Participar en las reuniones de trabajo del área según la necesidad de requerimiento. Administración de Oficina.

Dirección del archivo físico y digital de Ingeniería. Optimizar la creación y mantenimiento de archivos de planos Manejar controles internos de distribución de planos y otros documentos actualizados en obra. (Físico - digital). Atención a solicitudes internas y por parte del cliente. Acompañamiento en la certificación ISO 9001 por el proyecto Facilitar la búsqueda y acceso de usuarios a planos y documentos técnicos del proyecto. Clasificar y almacenar documentos técnicos. Garantizar control de versiones adecuadas de toda la documentación generada en obra. Desarrollar y mantener sistemas eficientes de recuperación de planos y documentos técnicos. Implementar y orientar en el uso de software de gestión documental y bases de datos Asegurar cumplimiento de normas establecidas en el manual de procedimiento. Generar reportes para informes mensuales. Apoyo al área de Ingeniería en las responsabilidades que se le asignen Acompañamiento y seguimiento en aprobación de planos por parte del cliente (MOP), además de otras entidades gubernamentales. Administración de mobiliario y equipo de oficina.