Shadia García Coronado

•Administrar el tiempo del gerente general de manera efectiva, programando reuniones, reservando citas y manejando su agenda. •Organizar y preparar materiales para reuniones, así como asegurarse de toda la organización. •Mantener organizadas las tareas, los proyectos, y documentos, asegurándose de que se aborden en el orden de importancia y urgencia adecuado. •Coordinar viajes (vuelos, hospedaje y transporte terrestre). •Encargada de la importación y de todo tipo de mercancía que se necesite comprados en el exterior y negociar con los proveedores ese tipo de servicios. •Administración de oficina en general (mantenimiento en general, equipos de comunicación, suministros). • Responsable directo de las compras, registro de las órdenes y pagos relacionados a todas las compras de la empresa. • Búsqueda de proveedores de todo tipo (cotizaciones y propuestas) • Manejo de inventario (útiles de oficina, cafetería, mobiliario). • Creación de contenido para medios y redes sociales.

•Asistir a la Gerencia General y organización de agenda. • Manejar el personal de mantenimiento, mensajeros y aseo de la empresa. • Reuniones y comité de la Gerencia General. • Apoyar en la logística de transporte. • Coordinación de citas, eventos. • Confeccionar cartas, notas, gestionar permisos. • Brindar atención a clientes, visitas de alto perfil para gerencia y proveedores. • Coordinar viajes de negocios, hospedajes, traslados y/o alquileres cuando se soliciten en la oficina. • Coordinar mantenimiento de autos de la oficina y renovación de sus respectivas placas y seguros. • Manejo de caja menuda. • Realizar reporte del control de rutas de los mensajeros.

• Verificar requisiciones de proyectos para compra de materiales tanto nacional como internacional. • Realizar órdenes de compra. • Coordinar la mensajería y envío de los materiales a cada proyecto. • Compra de control de insumos de limpieza, cafetería y útiles de oficina.

• Encargada de facturación a tiendas (Panamá, Costa Rica, Chile, Uruguay, Paraguay, El Salvador). • Manejo de SAP Business One • Revisar las inconformidades de despacho dándole respuesta a las tiendas al respecto. • Proceso de facturación en SAP (pedidos, devoluciones, notas de crédito) • Verificar precios y márgenes de porcentaje facturados (dependiendo del país). • Manejo de documentación correspondiente a cada despacho por país (Actas del Minsa, certificado de origen, Bl’s, facturas visadas [sellos del consulado dependiendo del país que lo solicitara], listas de empaque) • Manejo de cuadro de información requerida por los clientes (especificaciones del producto, número de factura y monto, información del contenedor, ETD y ETA).

• Control de inventario (Compra de útiles para oficina, tintas, distribución al personal administrativo y gerencia). • Preparar, recibir, controlar y distribuir mensajería en general (Mail boxes, DHL, FedEx, UPS). • Recepción y entrega de cheques. • Atención al cliente, proveedores y visitas de alto perfil para gerencia. • Apoyo al departamento de RRHH. (Actividades de la empresa, reclutamiento y selección de personal, actualizaciones de expedientes).