Hilda Díaz Herrera

● Soporte ejecutivo para el Gerente General y, en un 40% del tiempo, brindamos apoyo a los directores de mercadeo, ventas y recursos humanos. ● Fui custodia de las llaves de toda la oficina, códigos de la caja de seguridad y caja menuda. ● Implementé un sistema eficiente de clasificación y archivos de documentos, facturas, contratos vacacionales y pagarés originales, lo que significó en una reducción del 15% de los gastos administrativos en este rubro. ● Logré mejorar los controles contables internos y la comunicación con los auditores externos, simplificando el tiempo de los procesos administrativos que involucraban los trámites de viajes, reembolsos de gastos y pagos a proveedores. ● Organicé reuniones de negocios, capacitaciones y eventos especiales dentro y fuera del país

● Soporte ejecutivo para el jefe de la oficina en Panamá y 4 de sus directores adjuntos. ● Implementamos procesos administrativos que mejoraron en un 50% la distribución y controles de equipos móviles y tarjetas de crédito corporativa a los colaboradores. ● Responsable de mantener actualizado el presupuesto de operaciones, programar las partidas y pagos utilizando la herramienta SAP, según fueran requeridas. ● Custodia de caja menuda.

-● Soporte ejecutivo para el socio principal de la firma y auditores asociados (agendas, reuniones y viajes). ● Fui custodia de las llaves de toda la oficina y la caja menuda. ● Participé en el montaje e implementación de las nuevas oficinas. ● Responsable del mantenimiento y recursos de la oficina. ● Contacto y pagos a proveedores. ● Implementamos el sistema de recepción, clasificación y archivo de documentos.

- Recibir las llamadas telefónicas y atender a los visitantes, refiriéndolos a sus respectivos contactos y atender solicitudes, personalmente, cuando fuere necesario. - Llevar la agenda de citas y reuniones de cuatro (4) de los representantes de la organización, incluyendo la agenda de la coordinadora del programa Emergencias y Desastres en Panamá. - Programar las partidas de dinero enviadas desde Washington para las diferentes actividades realizadas por el Programa de Preparación de Emergencias (PED), en el sistema utilizado por la OPS. - Custodia de las llaves de toda la oficina. - Coordinar, cotizar y realizar todos los arreglos de viajes de los consultores del programa. Solicitar las partidas necesarias para los viajes. Preparar la documentación de viaje necesaria. - Confeccionar las requisiciones y procesar (programar en sistema) los pagos a proveedores. - Coordinar, cotizar, organizar y planificar seminarios, conferencias, talleres y eventos especiales para el programa de emergencias, tanto el Panamá como en Centro América. - Preparar y coordinar el envío del material y documentación necesaria para las misiones oficiales o reuniones especiales de los consultores del programa. - Recibir, clasificar y distribuir la correspondencia, reportes y otros materiales. Enviar correspondencia y documentación del programa. - Establecer, clasificar y mantener el sistema de archivo de documentos. - Levantar reportes sobre resultado de reuniones, conferencias, y utilización de los fondos del programa, para ser enviados a las oficinas centrales de la OPS en Washington. - Verificar la correcta presentación de cálculos, códigos y data. Revisar toda la documentación necesaria para respaldar las solicitudes enviadas a la Representación de la OPS en Panamá. - Asistir a los consultores de la Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres. - Programando sus partidas presupuestarias para la realización de sus actividades. - Cotizar y solicitar mantenimientos dentro de la oficina. - Control y manejo de la caja menuda por valor de 1,000.00 USD. - Realizar otras labores relacionadas con la administración de la oficina, cuando fuere necesario